Tietosuojaseloste

UTT Verkkosivujen rekisteriseloste
Henkilötietolaki (523/99) 10 §

1. Rekisterinpitäjä
Uudenmaan Toimitilaturva Oy (Y-tunnus 2851796-8)
Tuiskutie 23
01940 Palojoki

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Uudenmaan Toimitilaturva Oy
Timo Iivarinen
gsm 050 5020 993
timo.iivarinen@toimitilaturva.fi

3. Rekisterin nimi
Uudenmaan toimitilaturva Oy:n Verkkosivujen rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito ihmisiin jotka lähestyvät rekisterinpitäjää nettisivuilla sijaitsevan lomakkeen kautta.

Rekisterin tietoja käytetään tilausten käsittelyyn ja arkistointiin, asiakassuhteiden hoitamiseen sekä markkinointiin silloin kun siihen on henkilön lupa. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

5. Rekisterin sisältö
Rekisteri sisältää henkilötiedot:
etunimi, sukunimi, organisaatio ja asema, yritys ja yrityksen osoite, toimitusosoite, puhelinnumero ja sähköposti osoite sekä Henkilön tilaamat tuotteet ja palvelut, niiden toimittaminen ja laskutus

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tietolähteinä ovat verkkosivuille tehdyt rekisteröitymiset ja tilaukset.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU: n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. verkkosivujen asiakasrekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kenellekään.
Tietoja luovutetaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle erikseen laissa säädetyissä tapauksissa, esim. rikosten selvittämiseksi. Luovutus perustuu aina viranomaisten esittämään yksilöityyn pyyntöön.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa, palomuuriratkaisulla ja salasanalla suojattuna tietokoneen kovalevyllä. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeen.

9. Verkkorekisterin luotettavuus
Uudenmaan toimitilaturva Oy:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Sähköiseen aineistoon on pääsy henkilökunnan osalta vain heillä, jotka rekisteriä työssään tarvitsevat. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot suojataan teknisesti palomuureilla. Yritysten henkilöstöllä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin erikseen myönnettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Rekisterin tietoja käsittelee vain se yrityksen työntekijä joka on osoitettu tekemään kyseinen työ.

Erityisesti eri järjestelmien pääkäyttäjien käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti ja poistetaan kun käyttäjä ei niitä enää tarvitse. Uudenmaan toimitilaturva Oy:n palveluksesta poistuneiden työntekijöiden käyttöoikeudet poistetaan työsuhteen päättyessä kaikista järjestelmistä.

Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan EU:n tietosuoja-asetusta, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa

11. Tarkastusoikeus
Henkilöllä on Henkilötietolain 26§ mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Uudenmaan toimitilaturva Oy:n verkkosivujen rekisteriin on tallennettu.

Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot henkilötietolain 26 §:ssä tarkoitetulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö kohdan 2 rekisteriasioista vastaavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti hänen luonaan. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Uudenmaan toimitilaturva Oy:n verkkosivujen rekisterissä olevia häntä koskevia rekisteritietoja.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Henkilöllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

14. Tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen
Rekisteröidylle
Ilmoitus tehdään rekisteröidylle rekisterinpitäjän toimesta, jos tietosuojaloukkauksesta aiheutuu todennäköisesti korkea riski tämän oikeuksille ja vapauksille. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla.

Valvontaviranomaiselle
Ilmoitus tehdään tietoturvaviranomaiselle 72 h kuluessa ilmitulosta, mikäli tietosuojaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla.

15. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.